Tổng đài ảo là một dịch vụ quen thuộc và được không ít doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Nếu bạn đang có ý định tìm hiểm về dịch vụ tổng đài ảo là gì cũng như lợi ích mà nó mang lại, thì chia sẻ sau của travelerknow.com chính là thông tin bạn không nên bỏ qua đấy.
Tìm hiểu về dịch vụ tổng đài ảo
Tổng đài ảo là dịch vụ thoại dùng nền tảng IP hiện đại để cung cấp các cuộc gọi đạt chất lượng cao và chi phí thấp.
Việc lắp đặt giải pháp tổng đài ảo cực kỳ đơn giản. Theo đó, doanh nghiệp chỉ việc trang bị điện thoại IP, hay cài đặt phần mềm Softphone trên thiết bị di động, thậm chí cũng có thể tận dụng điện thoại analog kết nối với thiết bị VoIP Gateway là có ngay hệ thống tổng đài điện thoại ảo chuyên nghiệp. Tất nhiên, các thiết bị này sẽ không hề thua kém so với việc đầu tư hệ thống tổng đài vật lý.
Đang xem: Dịch vụ tổng đài ảo là gì
Tính năng của tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo cho doanh nghiệp có các tính năng tiện ích sau:
Tính năng trả lời tự động (IVR).Có chức năng ghi âm cuộc gọi, cho phép người dùng có thể xóa hoặc nghe lại cuộc gọi.Thực hiện phát nhạc chờ trong thời gian khách hàng chờ chuyển cuộc gọi…Thực hiện chức năng gọi đến, đi và gọi nội bộ.Cho phép chuyển cuộc gọi.Cho phép rước cuộc gọi.Có tính năng định tuyến và phân loại các cuộc gọi một cách tự động (ACD).Chức năng hiển thị số điện thoại gọi đến.Chức năng lưu nhật ký cuộc gọi.Cho phép thực hiện đàm thoại tay ba.Có chức năng điện thoại hội nghị.Tính năng hỗ trợ Softphone (Bria, Zoiper).Cho phép người dùng có thể tùy ý đổi số máy lẻ.Cung cấp chức năng chặn số gọi đến để hạn chế những số điện thoại rác.Người dùng được toàn quyền quản lý khi thuê tổng đài ảo.
Những điều cần chuẩn bị cho một tổng đài ảo giá rẻ
Để có một tổng đài ảo hoàn hảo, đầu tiên, bạn cần chọn nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và uy tín. Hiện nay, nhiều đơn vị hoạt động trong lĩnh vực công nghệ đều cung cấp đa dạng loại hình này như dịch vụ tổng đài ảo Viettel, VNPT, Mobifone, FPT, CMC… và có thể kết nối mọi đầu số cố định IP, analog.
Tiếp đến, bạn lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp cho nhu cầu sử dụng và tối ưu ngân sách. Bạn có thể sử dụng IP Phone, cài đặt phần mềm trên thiết bị di động, cài phần mềm trên máy tính hay các thiết bị gateway dùng cho điện thoại analog đều được.
Xem thêm: Ngành Du Lịch Việt Nam Hiện Nay, Tọa Đàm Du Lịch Việt Nam 2021
Khi đã có đủ 2 yếu tố này thì bạn đã dễ dàng sở hữu tổng đài điện thoại ảo chất lượng, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp rồi.
Ưu điểm của giải pháp lắp đặt tổng đài ảo
Tổng đài ảo mang đến nhiều ưu điểm như:
Doanh nghiệp không cần tốn chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng phục vụ cho tổng đài, cũng không tốn phí lắp đặt dây điện thoại. Thậm chí, trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm tổng đài ảo thì lại càng không cần quan tâm đến việc đầu tư thiết bị.Hạn chế tình trạng bỏ lỡ hoặc bỏ sót các cuộc gọi từ khách hàng. Bởi với những tổng đài truyền thống, số lượng cuộc gọi tối đa có thể nhận được trong một ngày thường bị giới hạn khoảng 20 – 30 cuộc. Do đó, khi khách hàng gọi vào số điện thoại của công ty thì máy luôn trong trình trạng báo bận. Tuy nhiên, điều đó sẽ không xảy ra với tổng đài ảo Viettel, Vinaphone hay bất kỳ dịch vụ tổng đài ảo nào. Bởi dịch vụ này không giới hạn số lượng cuộc gọi vào cùng lúc. Nhờ thế, bất kể cuộc gọi đến nào cũng đều được doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý nhanh chóng. Tổng đài ảo miễn phí các cuộc gọi nội bộ dù khác tỉnh, thành phố.Cước phí tính cho cuộc gọi quốc tế rẻ hơn nhiều so với giá cước viễn thông truyền thống.Mang đến sự linh động về địa điểm làm việc cho nhân viên, đó là có thể làm ở bất kỳ nơi đâu mà họ thích.Dễ dàng và thuận tiện trong việc kiểm soát, thống kê tất cả các cuộc gọi đến, gọi đi. Đồng thời, người quản lý còn có thể nghe lại các cuộc gọi đã được tự động ghi âm.Dễ dàng cho việc mở rộng hệ thống khi có nhu cầu.Người dùng có thể tích hợp cùng với những ứng dụng khác, hoặc hệ thống quản lý dữ liệu khách hàng đang sử dụng.
Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi lắp tổng đài ảo
Như vậy, sau khi tìm hiểu về dịch vụ tổng đài ảo là gì, cũng như các ưu điểm của hệ thống này thì bạn đã phần nào biết được lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp rồi. Đó là:
Chi phí đầu tư thấp: Với tổng đài ảo, doanh nghiệp không phải tốn chi phí đầu tư hệ thống, đường truyền điện thoại và nhân sự quản lý tổng đài. Hay nói đơn giản hơn, tổng đài đã được tự động hóa. Nó sẽ tự động trả lời, thực hiện nhận cuộc gọi cùng các hoạt động khác thuộc phạm vi tính năng của nó.Dễ dàng quản trị: Thiết lập cấu hình và quản trị hệ thống tổng đài ảo CMC hay bất kỳ tổng đài ảo nào cũng đều được thực hiện trên trình duyệt web. Điều này mang đến sự thuận tiện, nhanh chóng cho người quản lý. Sử dụng dễ dàng: Người dùng có thể tận dụng mạng nội bộ LAN sẵn có, hay 3G, Wifi đều được. Ngoài ra, hệ thống tổng đài ảo Mobifone, FPT, VNPT, Viettel… còn giúp tiết kiệm chi phí liên lạc nội bộ, còn mức phí điện thoại bên ngoài cũng giảm đáng kể.Dễ dàng lưu trữ: Với nhiều tính năng hiện đại như hiển thị số gọi đến, gọi đi, lưu các cuộc gọi, tin nhắn thoại, cho phép trao đổi giữa 3 máy, chặn số gọi đến, chuyển cuộc gọi vào máy cá nhân…Cho phép tích hợp nhiều phần mềm: Dịch vụ tổng đài ảo FPT, tổng đài ảo VNPT cùng các hệ thống tổng đài ảo khác đều cho phép người dùng tích hợp chức năng dựa vào số chủgọi để truy vấn các thông tin khác, hoặc tích hợp cùng những phần mềm CRM (quản lý khách hàng) mà doanh nghiệp đang sử dụng.Được phép tùy biến theo nhu cầu sử dụng: Người dùng có thể thêm thiết bị đầu cưới nếu cần thêm số điện thoại liên lạc khác.
Xem thêm: Top 10 Dịch Vụ Vệ Sinh Công Nghiệp Tại Tphcm, Bảng Giá Vệ Sinh Công Nghiệp Tại Tphcm
Dịch vụ tổng đài ảo VNPT, Mobifone, FPT, Viettel, CMC có được miễn phí?
Chính sách lắp đặt và sử dụng tổng đài ảo Vinaphone, tổng đài ảo FPT hoặc các hệ thống tổng đài ảo khác miễn phí hay không còn tùy thuộc vào từng đơn vị cung cấp dịch vụ. Có một số nhà cung cấp sẵn sàng cho người dùng trải nghiệm hệ thống tổng đài điện thoại ảo trong 7 ngày mà không tính phí. Bởi chỉ cần qua vài ngày, khách hàng cũng đủ thông tin để đánh giá về chất lượng dịch vụ, đồng thời xem xét liệu nó có phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp hay không.
Mặc dù trải nghiệm miễn phí nhưng các tính năng của tổng đài ảo vẫn đầy đủ như gói có phí. Do đó, bạn sẽ có đủ thông tin, dữ liệu để nhận định về dịch vụ. Điều này giúp bạn dễ dàng trong việc đưa ra quyết định sáng suốt và tối ưu nhất trong việc đầu tư.